如何對電算化帳務(wù)系統(tǒng)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行檢測

　電算化帳務(wù)系統(tǒng)(以下簡稱系統(tǒng))同手工帳務(wù)系統(tǒng)一樣，存在數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的可能性。由于系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)的原因(不像手工帳務(wù)系統(tǒng)那樣數(shù)據(jù)可見)，使得其差錯(cuò)具有較強(qiáng)的隱蔽性。因此，如何快速、高效地對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的完整性、正確性進(jìn)行測試，有必要進(jìn)行探討。
一、電算化帳務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)檢測的內(nèi)容和方法
系統(tǒng)數(shù)據(jù)包括總帳數(shù)據(jù)、明細(xì)帳數(shù)據(jù)、記帳憑證數(shù)據(jù)、科目編碼數(shù)據(jù)、輔助編碼數(shù)據(jù)以及其他輔助數(shù)據(jù)。系統(tǒng)數(shù)據(jù)的檢測涵蓋系統(tǒng)所有數(shù)據(jù)。本文僅就系統(tǒng)核心數(shù)據(jù)-明細(xì)帳數(shù)據(jù)的檢測談?wù)劰P者的看法。其他數(shù)據(jù)的檢測可以參照明細(xì)帳數(shù)據(jù)的檢測辦法處理。系統(tǒng)明細(xì)帳數(shù)據(jù)的檢測包括數(shù)據(jù)完整性檢測和數(shù)據(jù)正確性檢測。
(一)數(shù)據(jù)完整性檢測包括檢測一個(gè)期間的記帳憑證是否完整、一個(gè)記帳憑證號(hào)的數(shù)據(jù)記錄是否完整、一條數(shù)據(jù)記錄的項(xiàng)目是否完整。
1、一個(gè)期間的記帳憑證是否完整是指系統(tǒng)明細(xì)帳庫中一個(gè)期間的所有記帳憑證號(hào)是否都存在，有無缺失。記帳憑證號(hào)缺失是不符合財(cái)務(wù)制度規(guī)定的，還可能意味著數(shù)據(jù)丟失(當(dāng)然，記帳憑證號(hào)重復(fù)也不符合財(cái)務(wù)制度規(guī)定，但由于其并不影響數(shù)據(jù)結(jié)果，也不影響數(shù)據(jù)完整性，可以考慮不予檢測)。檢測記帳憑證號(hào)是否連續(xù)的方法是：首先從系統(tǒng)明細(xì)帳庫中選定一段時(shí)期的數(shù)據(jù)，從中確定準(zhǔn)備檢測的起始記帳憑證號(hào)和終止記帳憑證號(hào);然后設(shè)定一個(gè)變量，將準(zhǔn)備檢測的起始記帳憑證號(hào)作為該變量的初值，終止記帳憑證號(hào)作為該變量的終值。漸次增加該變量值，步長為1;接下來檢測該段時(shí)期數(shù)據(jù)中是否存在記帳憑證號(hào)等于該變量值的記錄，如果該變量為某值時(shí)該段時(shí)期數(shù)據(jù)中沒有與之相等的記帳憑證號(hào)，說明存在記帳憑證號(hào)缺號(hào)，此時(shí)的變量值即是缺失的記帳憑證號(hào)。
2、一個(gè)記帳憑證號(hào)的數(shù)據(jù)記錄是否完整是指該記帳憑證號(hào)的所有記錄是否都存在。通常可以采用驗(yàn)證該記帳憑證號(hào)借貸方發(fā)生額是否相等的辦法來確認(rèn)。但是對于記帳憑證存在分號(hào)的情況，如果在錄人記帳憑證數(shù)據(jù)時(shí)漏掉了某個(gè)分號(hào)，采用驗(yàn)證該記帳憑證號(hào)借貸方發(fā)生額是否相等的辦法就不能確認(rèn)其數(shù)據(jù)的完整性。只能通過系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)中的預(yù)防環(huán)節(jié)解決，如核對手工科目匯總表與系統(tǒng)科目匯總表。對于記錄重復(fù)的情況(整個(gè)記帳憑證號(hào)內(nèi)容或某分號(hào)內(nèi)容重復(fù))，可以通過檢測該記帳憑證號(hào)記錄中是否存在科目編碼。輔助編碼、借貸方發(fā)生額均相同的記錄予以查出。
3、一條數(shù)據(jù)記錄的項(xiàng)目應(yīng)包括日期、記帳憑證號(hào)、摘要、科目編碼、借貸標(biāo)志、借貸方發(fā)生額、數(shù)量等基本要素和輔助編碼、票據(jù)種類、票據(jù)號(hào)碼、制單人、審核人、記帳人及其他標(biāo)志等輔助要素。各記錄項(xiàng)目的完整性檢測只要檢測各項(xiàng)目是否為空就可以了。由于影響數(shù)據(jù)結(jié)果正確性的因素主要是數(shù)據(jù)記錄的基本要素，因此，也可以只檢測基本要素。
(二)數(shù)據(jù)正確性檢測包括檢測明細(xì)帳數(shù)據(jù)中是否存在非法科目編碼、是否存在不合理科目編碼、科目編碼和輔助編碼是否匹配。
l、非法科目編碼是指在系統(tǒng)明細(xì)帳庫科目編碼字段出現(xiàn)的一級(jí)代碼既不是財(cái)政部門統(tǒng)一規(guī)定的，也不是單位根據(jù)需要自己設(shè)定的，或者明細(xì)編碼不是單位所設(shè)定的。這種編碼由于超出了系統(tǒng)科目編碼庫的內(nèi)容，不能為系統(tǒng)所識(shí)別，因此，在系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理時(shí)，可能對這些數(shù)據(jù)不予理會(huì)，也可能進(jìn)行錯(cuò)誤處理。造成系統(tǒng)所輸出的數(shù)據(jù)成為“垃圾”。檢測科目編碼是否非法代碼比較簡單，只需要檢測系統(tǒng)明細(xì)帳庫中所有科目編碼是否都存在于系統(tǒng)科目編碼庫中即可。
2、不合理科目編碼是指財(cái)政部門所統(tǒng)一規(guī)定的科目中，有的科目本單位并不需用，因此其編碼不應(yīng)出現(xiàn)在系統(tǒng)明細(xì)帳庫中，如果出現(xiàn)，即為不合理科目編碼，也可以說是科目編碼的不合理使用。某些開發(fā)商在出售財(cái)務(wù)軟件前，往往已根據(jù)財(cái)政部門統(tǒng)一規(guī)定的科目及編碼，以及根據(jù)開發(fā)商的調(diào)查和經(jīng)驗(yàn)，對系統(tǒng)科目編碼庫做了預(yù)置。其目的是方便用戶使用，減輕初始化系統(tǒng)的工作量。對于用戶單位不需用的科目編碼，由于其已存在于科目編碼庫中，是合法編碼，如果用戶誤用，系統(tǒng)不能檢測出來。如果用戶非法操作系統(tǒng)明細(xì)帳庫，也可能把正確的科目編碼誤作用戶并不需要的科目編碼。無論是哪種情況，系統(tǒng)輸出的結(jié)果都不正確。檢測方法是把用戶不需用的科目編碼與系統(tǒng)帳庫中的科目編碼進(jìn)行比較，如果有值相同的情況，說明存在不合理科目編碼。當(dāng)然最好的辦法是用戶在使用系統(tǒng)前，把系統(tǒng)科目編碼庫中不需用的科目編碼刪除掉，這樣就不存在不合理科目編碼問題。
3、輔助編碼是對單位內(nèi)部部門、人員、項(xiàng)目(如科研項(xiàng)目。產(chǎn)品項(xiàng)目、商品項(xiàng)目等)進(jìn)行識(shí)別的代碼?？颇烤幋a和輔助編碼之間有匹配關(guān)系，如制造費(fèi)用和產(chǎn)生制造費(fèi)用的部門(車間)有匹配關(guān)系，和管理部門(如財(cái)務(wù)處)就沒有匹配關(guān)系。這種匹配關(guān)系因科目而異，同一科目在不同的單位因其核算組織的區(qū)別也不相同。總體而言，科目編碼與輔助編碼不匹配有四種情況：(l)某科目編碼應(yīng)無輔助編碼，而系統(tǒng)明細(xì)帳庫中，該科目編碼有輔助編碼;(2)某科目編碼應(yīng)有輔助編碼，而系統(tǒng)明細(xì)帳庫中，該科目編碼沒有輔助編碼;(3)輔助編碼的性質(zhì)與科目編碼不匹配，如某科目編碼的匹配輔助編碼應(yīng)該是人員輔助編碼，系統(tǒng)明細(xì)帳庫中卻是項(xiàng)目輔助編碼;(4)輔助編碼的類別與科目編碼不匹配，如科目編碼是科研成本，匹配的輔助編碼應(yīng)該是科研項(xiàng)目輔助編碼，系統(tǒng)明細(xì)帳庫中卻是生產(chǎn)項(xiàng)目輔助編碼。對系統(tǒng)明細(xì)帳庫中的每條記錄進(jìn)行檢測，確定其是否存在上列四種情況之一，即可斷定該記錄的科目編碼與輔助編碼是否匹配。
二、利用電算化技術(shù)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)檢測
要確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)完整、正確，必須對系統(tǒng)所有數(shù)據(jù)進(jìn)行全面檢測。為了節(jié)約檢測時(shí)間，也可以選定一部分檢測內(nèi)容進(jìn)行檢測。選定的內(nèi)容應(yīng)是重要的，而且是本單位經(jīng)常出現(xiàn)錯(cuò)誤的。系統(tǒng)數(shù)據(jù)檢測是一項(xiàng)繁重的任務(wù)，筆者已針對本單位使用的帳務(wù)系統(tǒng)編制了系統(tǒng)數(shù)據(jù)檢測程序，效果顯著。在Pentiuml33計(jì)算機(jī)上，以Windows95作系統(tǒng)平臺(tái)，采用 Visual Foxpro3.0軟件編制檢測程序，約2萬條記錄的明細(xì)帳庫檢測，耗時(shí)不到10分鐘，檢錯(cuò)率100%。在檢測程序編制上，應(yīng)綜合考慮完整性檢測和正確性檢測，可以同時(shí)進(jìn)行。綜合考慮可以減少程序長度，更重要的是可以縮短檢測所需時(shí)間。為了方便檢測結(jié)果的輸出和存檔的需要，應(yīng)建立檢測結(jié)果存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫，其字段至少應(yīng)包括記帳憑證日期、記帳憑證號(hào)、錯(cuò)誤類型。在不影響方便打印輸出檢測結(jié)果的情況下，最好盡可能多地包括數(shù)據(jù)庫字段，幫助檢測結(jié)果使用者知道錯(cuò)在什么地方。綜合上述內(nèi)容，具備數(shù)據(jù)庫基本知識(shí)和一定軟件編制能力的財(cái)會(huì)人員可以容易地完成檢測程序的編